Informacja dla klientów będących podmiotami zarejestrowanymi w Polsce (posiadającymi numer NIP)
Informujemy, że od 1 kwietnia 2026 r. firma Gerlach sp. z o.o. zostanie objęta obowiązkiem wystawiania i udostępniania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące nadchodzących zmian.
Koniec z przesyłaniem faktur e-mailem
- Faktury wystawione do 31 marca 2026 r. włącznie będą dostarczane jak dotychczas – papierowo, listownie lub jako plik PDF w wiadomości e-mail.
- Faktury wystawione od 1 kwietnia 2026 r. nie będą przesyłane w formie załączników PDF w wiadomościach e-mail. Będą one udostępniane w systemie KSeF, skąd będą Państwo mogli pobierać je do swoich systemów księgowych.
- W przypadku klientów obsługiwanych bezpośrednio w naszym Biurze Obsługi Celnej i rozliczających się gotówką lub kartą płatniczą, zamiast faktury otrzymają Państwo (na życzenie) wydruk potwierdzenia transakcji, zawierający kod QR. Kod ten potwierdza wysłanie faktury do systemu KSeF i umożliwia jej podgląd bez konieczności logowania się do systemu.
- Zmiany dotyczą wszystkich rodzajów faktur VAT, w tym faktur zaliczkowych i korygujących.
- WAŻNE: Zgodnie z obowiązującymi przepisami, z chwilą zarejestrowania faktury w systemie KSeF i nadania jej numeru identyfikującego, faktura jest uznawana za odebraną przez odbiorcę.
- Dla faktur wystawionych od 1 kwietnia 2026 r. nie będą wystawiane duplikaty, ponieważ wszystkie faktury będą dostępne w systemie KSeF przez 10 lat.
- Załączniki i specyfikacje do faktur będą przesyłane jak dotychczas – listownie lub jako pliki PDF w wiadomościach e-mail.
Dokumenty wyłączone z KSeF
Następujące dokumenty nie podlegają obowiązkowi stosowania systemu KSeF i będą przesyłane w dotychczasowej formie (listownie lub jako plik PDF w wiadomości e-mail):
- noty obciążeniowe,
- dokumenty dotyczące odpraw celnych,
- inne dokumenty zgodnie z indywidualnymi ustaleniami.
Firmy zagraniczne zarejestrowane w Polsce (polski numer NIP)
Firmy zagraniczne zarejestrowane w Polsce, posiadające polski numer NIP, będą otrzymywać faktury za pośrednictwem systemu KSeF i są zobowiązane do ich odbioru.
- Obowiązek ten dotyczy wyłącznie faktur, na których wskazany jest polski numer NIP.
- Jeżeli na fakturze wskazany jest zagraniczny numer podatkowy (TIN) klienta, faktura będzie przekazywana jak dotychczas – listownie lub jako plik PDF w wiadomości e-mail.
Zgłaszanie błędów i nieprawidłowości
Wszelkie błędy lub nieprawidłowości stwierdzone na otrzymanych fakturach (np. nieprawidłowa stawka za usługę, błędny odbiorca faktury) prosimy zgłaszać:
- do Państwa opiekuna handlowego, lub
- na adres: ksiegowosc@pl.gerlachcs.com
Ostrzeżenie przed cyberatakami
W związku z nasilającymi się cyberatakami prowadzonymi za pośrednictwem poczty elektronicznej informujemy, że Gerlach sp. z o.o. nie wysyła wiadomości e-mail zawierających linki do pobierania faktur.
- Wszystkie faktury należy pobierać samodzielnie z systemu KSeF.
- Pozostałe dokumenty wymienione powyżej będą nadal przesyłane w formie plików PDF.
W przypadku otrzymania podejrzanej wiadomości e-mail, rzekomo pochodzącej od firmy Gerlach sp. z o.o., prosimy o niezwłoczny kontakt z nami.
