Faktura handlowa – kompendium wiedzy

Najczęściej pojawiające się wątpliwości

Bardzo często do rozpatrzenia jest kwestia związana z rodzajem towaru, z możliwością stosowania preferencji taryfowych czy z sankcjami i innymi ograniczeniami. Najczęstszym jednak wyzwaniem jest skompletowanie poprawnej dokumentacji. W zależności od rodzaju odprawy celnej, konieczne jest posiadanie odpowiednich dokumentów: zaświadczeń, deklaracji, specyfikacji, itp. Każde zgłoszenie celne, bez względu na rodzaj odprawy, wymaga jednak jednego dokumentu – faktury.

Dlaczego faktura jest potrzebna do odprawy celnej?

Faktura jest jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przy odprawie celnej. To właśnie na fakturze widnieją dane nadawcy i odbiorcy, określana jest wartość towaru i warunki transportu. To  właśnie ten dokument informuje nas kto, do kogo, co przesyła i na jakich warunkach. Innymi słowy, jest to podstawowe źródło informacji na temat towaru, który ma zostać przetransportowany i w związku z tym wymaga odprawy celnej.

Nieprawidłowości na fakturach pojawiają się regularnie, za to zapytania odnośnie danych na fakturze zdarzają się stosunkowo rzadko. Może to wynikać z braku świadomości, że dane, które powinna zawierać faktura są szczegółowo wymienione w przepisach prawa. Pojawia się też obawa, że nie zawsze wiadomo, gdzie szukać informacji. Dlatego Gerlach w prosty i przystępny sposób, wskazuje źródła informacji oraz wytyczne dotyczące kwestii wystawiania faktur.

Co w takim razie powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura?

Zawartość faktury jest ściśle określona przepisami prawa. Najważniejszym dokumentem określającym, co faktura powinna zawierać, jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 106e. (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).

Ustawa określa szczegółowe dane, które powinny znajdować się na fakturze. Niektóre z nich są zależne od różnych czynników i nie zawsze muszą być obligatoryjnie widoczne na dokumencie. Są jednak takie, które niezależnie od innych okoliczności faktura musi zawierać.

• data wystawienia;
• kolejny numer – powinien być nadany w ramach jednej serii, a za jego pomocą faktura powinna być jednoznacznie identyfikowalna;
• imiona i nazwiska lub nazwy nadawcy i odbiorcy towaru oraz adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub datę otrzymania zapłaty,
• nazwę (rodzaj) towaru;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów;
• cenę jednostkową towaru bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen (rabaty);
• wartość towarów, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)’
• kwotę podatku;
• kwotę należności ogółem;
• wiele innych elementów, zależnych od rodzaju transakcji, warunków powstania obowiązku podatkowego, itp.

Ustawa reguluje także dodatkowe wytyczne związane z wystawianiem faktur.  Dotyczą one ogólnych reguł postępowania, najważniejsze z nich to:

• ogólna zasada, aby fakturę wystawić nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru i nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy;
• faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży;
• faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Gdzie jeszcze szukać informacji o fakturach?

Ustawa o podatku od towarów i usług to nie jedyne źródło informacji o dokumentach handlowych. Warto zapoznać się też z art.87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa, gdzie opisano sytuacje, w których zamiast faktury można wystawić rachunek. Kolejnym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, określające kolejne szczegółowe wytyczne. Wszystkie te dokumenty są dostępne w Internetowym Systemie Aktów Prawnych (isap.sejm.gov.pl).

W dalszym ciągu masz pytania lub wątpliwości?

Gerlach jako jedna z wiodących agencji celnych w Europie, zatrudnia wykwalifikowanych specjalistów, aby wesprzeć Cię w odpowiedzi na trudne pytania i zapewnić płynny proces odpraw celnych dla Twojego biznesu. Skontaktuj się z nami!