Port-Referenzen und S-Nummer: Was Sie für die Containerverladung im Seehafen wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze

• Jeder Container, der über ein Seehafenterminal verladen wird, benötigt eine Port-Referenz als zollrechtliche Freigabe – ohne sie erfolgt keine Verladung.
• Die Bezeichnung der Referenz hängt vom Hafen ab: In Hamburg gelten Z-, B- und S-Nummern (System ZAPP), in Bremen und Bremerhaven die BHT-Referenz, in Wilhelmshaven die WHT-Referenz.
• Fehlt die Referenz oder liegt sie zu spät vor, bleibt der Container am Terminal stehen und verursacht Lagergeld sowie Demurrage – vermeidbar durch rechtzeitige Beauftragung vor Anlieferung und Ladeschluss.

Was sind Port-Referenzen im Seehafen?

Port-Referenzen, in Deutschland auch Hafenreferenzen genannt, sind die elektronische Klammer zwischen Zollabfertigung und Terminalabwicklung im Ausfuhrprozess. Über das jeweilige Hafentelematik-System melden Spediteure und Verlader die Exportdaten an den Zoll und das Terminal, prüfen den Status der Ladung und erhalten die Freigabenummer, die für die Verladung erforderlich ist.

In Hamburg übernimmt diese Aufgabe das System ZAPP – die Abkürzung steht für „Zoll-Ausfuhrüberwachung im Paperless Port“. ZAPP ist mit dem deutschen Zollsystem ATLAS-AES verbunden, sodass die Ausfuhrabwicklung automatisiert und elektronisch abläuft. Der Grundgedanke gilt in allen deutschen Seehäfen: Erst wenn der Zoll die „Erlaubnis zum Ausgang“ erteilt hat und die Port-Referenz vorliegt, darf der Container schiffseitig geladen werden.

Welche Referenznummer gilt in welchem Hafen?

Jeder deutsche Seehafen nutzt ein eigenes Telematik-System und damit eine eigene Referenzsystematik. Die folgende Übersicht ordnet die gängigen Nummern zu:

In Hamburg wird also nach dem Zollstatus der Ware unterschieden: Die Z-Nummer ist der Regelfall für Unionswaren mit ABD, die S-Nummer betrifft Nichtgemeinschaftswaren, und die B-Nummer deckt Sonderkonstellationen ab. In Bremerhaven und Wilhelmshaven werden die Referenzen ohne diese Differenzierung fortlaufend vergeben.

Wenn Ihre Sendungen auch über internationale Häfen laufen, gilt eine vergleichbare Logik mit anderen Systemen: In Rotterdam und Antwerpen erfolgt die Hafenanmeldung beispielsweise über das System Portbase. Auch dort gilt der Grundsatz, dass ohne gültige Anmeldung keine Verladung stattfindet.

Wie entsteht eine Port-Referenz? Der Ablauf Schritt für Schritt

Am Beispiel des Hamburger ZAPP-Prozesses lässt sich der typische Ablauf gut nachvollziehen. Er verläuft in vergleichbarer Form auch in Bremerhaven und Wilhelmshaven:

1. Hafenauftrag: Mit der Warengestellung sendet der Spediteur einen Hafenauftrag an das System und an das Terminal. Darin sind bereits alle nötigen Angaben enthalten – etwa mit welchem Schiff und über welches Terminal der Export erfolgt.
2. Gate-in: Das Terminal meldet den Eingang des Containers (Gate-in). Diese Meldung löst die automatisierte Gestellung an das Zollsystem ATLAS aus.
3. Zollfreigabe: Erteilt ATLAS die „Erlaubnis zum Ausgang“, erzeugt das Hafensystem die Referenznummer und sendet sie an alle Beteiligten.
4. Verladung: Erst jetzt kann die schiffseitige Verladung am Terminal erfolgen.
5. Verlademeldung: Nach abgeschlossener Verladung meldet das Terminal den Abschluss an das Hafensystem zurück; ATLAS wird daraufhin automatisch die Bestätigung zur Ausfuhr übermittelt.

Entscheidend ist die Reihenfolge: Die Freigabe muss vorliegen, bevor der Container verladen wird. Fehlt sie zum vorgesehenen Zeitpunkt, gerät die gesamte Kette ins Stocken.

Welche Unterlagen benötigen Sie für die Zollfreigabe?

Welche Dokumente für die Port-Referenz erforderlich sind, hängt vom Zollstatus der Ware ab:

• Für Unionswaren (EU-Ware): das Ausfuhrbegleitdokument (EXA/ABD) und die Buchungsbestätigung der Reederei. Das Ausfuhrbegleitdokument entsteht im Rahmen der elektronischen Ausfuhranmeldung über ATLAS und trägt die MRN (Movement Reference Number). Es ist grundsätzlich bei Ausfuhren ab einem Warenwert von 1.000 Euro oder einem Gewicht über 1.000 Kilogramm erforderlich.
• Für Nichtgemeinschaftswaren (Nicht-EU-Ware): das Versandpapier T1, die ATB-Nummer und die Buchungsbestätigung. Die ATB-Nummer ist die Referenz der vorübergehenden Verwahrung: Sie wird mit der summarischen Anmeldung vergeben, und der Zoll überwacht die Ware darüber bis zur Überführung in ein Zollverfahren. Die Verwahrung ist zeitlich begrenzt (in der Regel 90 Tage nach Artikel 149 Unionszollkodex).

Vollständige und rechtzeitig übermittelte Unterlagen sind die Voraussetzung dafür, dass die Referenz ohne Rückfragen erzeugt werden kann.

Was passiert, wenn die Port-Referenz fehlt, falsch oder zu spät ist?

Der häufigste Fehler ist einfach zu beschreiben: Der Container wird an das Terminal geliefert, ohne dass eine Port-Referenz vorliegt. Die Folge ist ebenso einfach – ohne gültige Referenz wird der Container nicht verladen. Er bleibt am Terminal stehen und verpasst unter Umständen das gebuchte Schiff.

Aus der Verweildauer entstehen zwei Arten von Zusatzkosten: das Lagergeld des Terminals und die Demurrage der Reederei. Zur Größenordnung: Am Standort Hamburg berechnen die HHLA-Terminals bei längerer Verweildauer beispielsweise Zuschläge von 50 Euro je TEU und Tag sowie – bei sehr langer Standzeit – Pauschalen von mehreren Hundert Euro je Container. Diese konkreten Sätze betreffen zwar die Importseite; sie verdeutlichen aber die Kostenlogik, die auch bei stehengebliebenen Exportcontainern greift. Die genaue Höhe hängt vom jeweiligen Terminal und der Reederei ab und wird individuell weiterbelastet.

Neben fehlenden Referenzen führen auch fehlerhafte oder verspätete Angaben zu denselben Folgen: Der Container kann nicht abgefertigt werden, und die Standzeit läuft.

Wie vermeiden Sie Verzögerungen und Zusatzkosten?

Der wirksamste Hebel ist die rechtzeitige Beauftragung. Die Port-Referenz sollte vorliegen, bevor der Container an das Terminal geliefert wird – nicht erst danach. Daraus ergeben sich einige praktische Empfehlungen:

• Referenz vor Anlieferung und Ladeschluss beauftragen: Kalkulieren Sie Bearbeitungszeit ein: In Bremerhaven erfolgt die BHT-Freigabe mit vorliegendem ABD und MRN vielfach innerhalb weniger Stunden, kann sich sonst aber deutlich verzögern. Für Wilhelmshaven muss die WHT-Referenz ohnehin vor der Anlieferung vorliegen.
• Slotbuchung berücksichtigen: In Hamburg gilt eine verpflichtende Slotbuchung für die Lkw-Anlieferung; Container werden nur im gebuchten Zeitfenster angenommen. Auch das setzt eine vorab vorliegende Freigabe voraus.
• Nicht zu früh anliefern: Terminals können Exportcontainer abweisen, die zu weit vor der Schiffsankunft angeliefert werden. Halten Sie das vorgesehene Anlieferfenster ein.
• Unterlagen vollständig übermitteln: Prüfen Sie vorab, ob je nach Zollstatus ABD und Buchungsbestätigung beziehungsweise T1 und ATB-Nummer vorliegen.

Und beim Import?

Auch wenn die Port-Referenz ein Thema der Ausfuhr ist, gilt für die Importseite eine sinngemäß ähnliche Logik. Ein Container, der nach der Entladung am Terminal liegt, kann erst abgeholt werden, wenn seine zollrechtliche Situation geklärt ist – etwa durch die Gestellung und die Überführung aus der vorübergehenden Verwahrung in ein Zollverfahren.  

Verzögert sich die Abfertigung oder die Abholung, entstehen auch hier Lagergeld und Demurrage. Der Grundsatz ist in beiden Richtungen derselbe: Erst die zollrechtliche Freigabe, dann die Bewegung des Containers. 

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